AVISOS LEGALES RGPD

ADAPTACIÓN DE LOS FORMULARIOS DE RECOGIDA DE INFORMACIÓN DE LOS INTERESADOS

El objeto del presente informe es abordar la regularización de los medios y procesos de recogida de datos personales empleados por Digital Tack S.L. según los requerimientos establecidos en el Reglamento 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (RGPD). De un lado, acerca de la información preceptiva que se ha de facilitar a la persona, de quien se recogen los datos de carácter personal, sean mediante formularios o cuestionarios, en papel o electrónicos. Y, de otro lado, si es preciso recabar el consentimiento del interesado para el tratamiento y/o cesión de sus datos en el caso de que no haya otra base jurídica que se adecue o ajuste mejor a dicho tratamiento.

Los procedimientos de recogida de información pueden ser muy variados y, en consecuencia, los modos de informar a las personas interesadas deben adaptarse a las circunstancias particulares de cada uno. Para ello, es esencial que el método o métodos elegidos para facilitar la información sean adecuados a dichas circunstancias particulares. El análisis de cómo interactúan el responsable del tratamiento y el interesado o la forma en que se recopila la información del interesado se hace un requisito esencial a la hora de definir cuál es el método más idóneo para para facilitar la información.

Por ejemplo, algunas de las formas más habituales de recogida de datos y, en consecuencia, a través de los cuales hay que informar, pueden ser:

• Formularios en papel,
• Entrevista telefónica
• Navegación o formularios Web,
• Registro de aplicaciones móviles
• Datos de actividad personal

Por otra parte, las comunicaciones al interesado sobre datos ya disponibles, o tratamientos adicionales, pueden hacerse llegar, entre otros, por medio de:

• Correo postal
• Mensajería electrónica
• Notificaciones emergentes en servicios y aplicaciones

Las características de cada uno de los medios varían en cuanto a extensión, disponibilidad de espacio, legibilidad, posibilidad de vincular informaciones, etc. En cualquier caso, la información a las personas interesadas debe proporcionarse:

• con un lenguaje claro y sencillo:
• de forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso.

Para hacer compatible la mayor exigencia de información que introduce el RGPD y la concisión y comprensión en la forma de presentarla, desde las Autoridades de Protección de Datos se recomienda adoptar un modelo de información por capas o niveles. El enfoque de información multinivel consiste en lo siguiente:

1. presentar una información básica en un primer nivel, de forma resumida, en el mismo momento y en el mismo medio en que se recojan los datos,

1. remitir a la información adicional en un segundo nivel, donde se presentarán detalladamente el resto de las informaciones, en un medio más adecuado para su presentación, comprensión y, si se desea, archivo.

El conjunto de las informaciones requeridas por el RGPD puede agruparse en unos determinados epígrafes, a los efectos de su organización y presentación, especialmente en cuanto a la información a presentar, de forma resumida, en la primera capa o nivel. Por ejemplo, una agrupación recomendada, junto con el resumen de la información a presentar en cada capa o nivel, puede ser la siguiente:

Se recomienda presentar siempre los cinco primeros epígrafes (“Responsable”, “Finalidad”, “Legitimación”, “Transferencias Internacionales” y “Derechos”), añadiendo el epígrafe “Procedencia” únicamente cuando los datos no procedan del propio interesado.

Es importante destacar que este enfoque multinivel se introduce con la finalidad, por un lado, de facilitar la tarea del Responsable del Tratamiento a la hora de diseñar sus procedimientos y formularios, y por otro, de conseguir que las personas interesadas obtengan la información más relevante de forma rápida y simplificada, pero sin que ello suponga ningún menoscabo de los principios de licitud, lealtad y transparencia que establece el RGPD.

La información que se presente en la segunda capa ha de completar con todos los detalles la información resumida, así como añadir la información adicional, requerida por el RGPD y que no estaba presente en la primera capa. La información ofrecida en esta segunda capa debe ser completa, es decir, no omitir información por el hecho de que ya se hubiese incluido en la información básica.

La forma de presentar la segunda capa también depende de las características del medio empleado para informar, si bien ya no debe estar condicionada en cuanto a la extensión de la información. Las posibilidades, en este caso, son más flexibles:

Información adicional en papel:

• En el mismo formulario cumplimentado (por ejemplo, en el reverso)
• Como un anexo o separata que se entregue al interesado y que pueda conservar
• Como información expuesta, claramente visible, en carteles, paneles, trípticos, etc, de los cuales se pueda solicitar una copia manejable para conservar.

Información adicional electrónica:

• En una página web específica, a la que se accede mediante un hipervínculo
• Como un documento disponible para su descarga desde una URL
• Como información anexa o adjunta a un mensaje electrónico dirigido al interesado

Información adicional telefónica:

• Como una locución que se le ofrezca al interesado, como complemento o alternativa a una oferta de disponibilidad de información adicional accesible electrónicamente o remitida, por correo postal o electrónico.

Información básica sobre Protección de Datos – EMAIL

PRIMERA CAPA

1. Modelo recomendado Agencia Española Protección de Datos

El Responsable del Tratamiento de este e-mail es Digital Tack S.L. con la finalidad de gestionar la agenda de contactos y el envío de comunicaciones por vía electrónica. Este tratamiento tiene como base legitimadora el consentimiento del propio interesado y no se cederán datos personales del mismo a terceros salvo por imperativo legal. Puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, portabilidad, limitación del tratamiento y oposición ante Digital Tack S.L., Calle Arquitecto Arnau 24, piso 5 puerta 10, 46020, Valencia, España.

Para una información más detallada puede dirigirse al email contacto@digitaltack.com

Para ver la política de privacidad que afecta al presente mail diríjase al email: contacto@digitaltack.com

Información ampliada sobre Protección de Datos de EMAIL

SEGUNDA CAPA